– Det finns en kultur som säger att kompetensutveckling är en kurs och mätningen är en enkät till utbildningsanordnaren. Ingen bryr sig om effekten, det viktigaste verkar vara att det syns i bokföringen att företaget satsar på sina anställda, säger Lennart Johansson. Foto: Johanna Senneby

Att räkna hem kompetensutveckling

Få företag gör investeringar utan att ta reda på vad och hur de tjänar på satsningen. Ett undantag är kompetensutveckling- organisationer har sällan en strukturerad plan som säkerställer att personalen får användning för nya kunskaper och än färre mäter vilka kompetensutvecklingsinsatser som ger effekt på produktion och omsättning. Att mäta och räkna hem kompetensutveckling är dock ingen raketfysik. Lennart Johansson driver Tribunen, det enda, han veterligen, företaget som sysslar med att lära organisationer just detta.

– Det finns en kultur som säger att kompetensutveckling är en kurs och mätningen är en enkät till utbildningsanordnaren. Ingen bryr sig om effekten, det viktigaste verkar vara att det syns i bokföringen att företaget satsar på sina anställda, säger han.

Kompetensutveckling är en investering

Han tror att det finns två huvudsakliga skäl till att verksamheter inte mäter effekter av kompetensutveckling. Okunskap är en.

– De flesta ser inte kopplingen mellan kunskap och kompetensutveckling, det är nödvändigt för att få en större bild. Kunskap, tid och engagemang krävs också för att korrigera de problem som blir synliga i en kompetensutvecklingsinsats, som att förändra organisationen eller produktutvecklingen, säger Lennart Johansson.

Det finns också ett strukturellt problem. För att se kompetensutveckling som en investering, måste det finnas företagsekonomiska incitament för verksamheten att göra det.

– På samma sätt som du kan göra avskrivningar för inköp av maskiner, borde du få skriva av kompetensutvecklingssatsningar. Det skulle ge företagsledningen incitament att satsa, säger han och menar att organisationer borde se kompetensutveckling som en investeringskurva i sann företagsekonomisk anda; vi ska nå hit, då behöver vi detta och detta kommer vi att tjäna.

– Kompetensutveckling sänker produktionstid, precis som en ny maskin, säger han.

Utgå från problem eller behov

Lennart Johansson är lärare i grunden. När han började jobba som utbildare på ett konsultföretag ställde han sig frågan var all kunskap egentligen tog vägen. Då väcktes hans intresse för att mäta resultat och effekter av kompetensutveckling.

– Det är viktigt att skilja på kunskapsutveckling, själva lärotillfället, och kompetensutveckling, som sker när personen använder sina kunskaper på ett funktionellt sätt.

Att lära sig är en sak, att använda det man lärt sig, är något helt annat.

– Hur bra du är på att använda det du lärt dig, på ett för verksamheten kvalitativt sätt, bestämmer hur kompetent du är, sammanfattar han.

Och här har vi steg ett i hans modell för att mäta effekter av kompetensutveckling- att definiera kompetensbegreppet. Steg två är att identifiera behovet eller problemet genom medarbetarundersökningar och djupintervjuer. Det är hur väl behovet har mötts, eller hur väl problemet har lösts, som ska mätas.

– Det är också ett sätt att undvika att lägga pengar på insatser som inte behövs, att skicka folk på kurs bara för att fylla en kvot.

Mät, lär, jobba, mät

Sedan sätter man upp en tydlig målbild, identifierar vilka insatser som krävs för att nå dit och när det ska vara gjort. Det är viktigt att alla i arbetsgruppen är delaktiga och att verksamheten gör upp en plan för hur de ska följa upp lärotillfället med exempelvis samtal på arbetsplatsen, medarbetarsamtal och handledarinsatser.

– En kurs kan vara en del av insatsen, men aldrig hela- det måste ske ett lärande på arbetsplatsen efter kursen.

Vid den bestämda tidpunkten gör organisationen en ny mätning, med samma instrument.

– Då får vi fram hur mycket mindre tid problemet tagit från produktionen, eller hur mycket tid en anställd tjänat på att använda ett nytt dataprogram och kan lätt räkna ut hur mycket företaget har tjänat på exempelvis uteblivna konflikter.

Den vanligaste fallgropen är att i inledningsfasen fråga den anställde vad den behöver för att kunna sköta sitt jobb bättre.

– Då kommer personen att svara utifrån sitt eget intresse, och då enbart det kortsiktiga behovet. Här har ledningen det största ansvaret, att tydliggöra målen för de kommande ett till tre åren. Först då kan också medarbetaren själva bidra med att formulera både de kort- och långsiktiga kompetensutvecklingsbehoven, säger Lennart Johansson.

 

Lennart Johanssons guide till att räkna hem kompetensutveckling

1. Definiera kompetensbegreppet
Vad är kompetens på er arbetsplats? Vi mäter ökad kompetens och vi behöver veta vad det är vi mäter, för att kunna säga vilken effekt en viss insats gett. "När jag utför mina arbetsuppgifter på ett önskvärt sätt och med önskvärt resultat, så att det bidrar till verksamhetens affärsmål", är en definition som sätter resultatet av arbetet i fokus och inte vilka kunskaper och erfarenheter den anställde har.

2. Identifiera ett problem eller behov- långsiktigt och kortsiktigt
Genom medarbetarundersökningar och djupintervjuer med de anställda tar vi reda på om det finns några problem på arbetsplatsen som gör arbetet mindre effektivt, exempelvis att konflikter tar mycket produktionstid. Det kan också vara att de anställda har behov av att lära sig ett visst dataprogram för att företaget ska kunna ligga i framkant. Fråga personalen om var de ser verksamheten om några år, exempelvis om hur de tror att konkurrenssituationen ser ut. Det är viktigt att identifiera kortsiktiga och långsiktiga behov

3. Sätt upp en tydlig målbild
Det kan vara att sänka tiden som går åt till konflikthantering från tio till fem procent, eller att vissa personer ska behärska ett nytt datasystem. Bestäm också hur lång tid detta ska ta, exempelvis ett år.

4. Ta reda på vilka insatser som krävs
Vad behöver personalen och verksamheten för att nå målen? Det kan vara en kurs eller ett annat utbildningstillfälle, som att lära av en arbetskamrat. Ett utbildningstillfälle måste följas upp av andra insatser som handledning eller medarbetarsamtal, detta bör organisationen göra upp en plan för. Om den nya kunskapen inte används utvecklas det aldrig till en kompetens.

5. Gör en ny mätning
Efter ett år, gör en ny mätning med samma mätinstrument. Nu kan du se vilka effekter som en viss insats har gett. Du kan lätt räkna ut vilka företagsekonomiska vinster som insatsen har gett, genom att titta på hur mycket produktionstid som sparats på grund av minskad sjukfrånvaro eller konflikthantering.

6. Delaktighet
Det är viktigt att hela arbetsplatsen eller arbetsgruppen är delaktiga genom hela processen.